Remplacer le papier par des documents numériques : beaucoup d’entre nous y ont déjà pensé. La loi en vigueur évolue même en faveur du zéro papier. Certains y voient une opportunité, tandis que d’autres se demandent comment ils s’adapteront à tous ces changements qui arrivent à grande vitesse. Cette réticence est-elle une question de budget, de compétences, ou une habitude bien ancrée ?
Chaque entreprise a son mode de fonctionnement, son niveau d’évolution, nous ne partons pas tous de la même ligne de départ. À travers cet article, nous allons vous proposer :
- des actions à mettre en place si vous débutez dans le zéro papier et que tout vous semble encore flou ;
- des astuces pour améliorer vos pratiques numériques au quotidien, si vous êtes déjà avancé dans cette démarche
Quiz de la dématérialisation : faisons le point sur votre utilisation du papier
Adopter le zéro papier commence par comprendre vos habitudes. Évaluez votre niveau d’utilisation du papier dans votre quotidien en répondant à ce quiz :
Réalisez une transition numérique en douceur : ne réinventez pas la roue
Grâce au quiz, vous savez maintenant où vous situez. À présent, mettons en place des actions concrètes ! Voici comment vous pouvez démarrer votre transition vers le zéro papier :
Etape 1 : Informez toutes les parties prenantes
C’est parti ! La démarche zéro papier est lancée. Commencez par partager cette vision et vos objectifs avec toutes les parties concernées : vos associés, salariés, clients, et autres collaborateurs.
Pourquoi est-ce important ?
La communication assure que tout le monde reste aligné sur la même vision. Servez-vous de vos résultats du quiz pour vous guider. Même si vous ne pouvez pas toujours contrôler directement les pratiques de chacun, les informer permet de poser des bases communes. Désormais, ils ont conscience des changements à venir et peuvent ajuster leurs attentes et leurs méthodes de travail en conséquence.
Etape 2 : Repérez où sont vos documents
Cette démarche se fait en 4 étapes :
- Localisez vos documents actuels : passez en revue tous les lieux où vos documents sont stockés : armoires, tiroirs, ordinateurs, et même emails. Notez chaque emplacement pour ne rien oublier.
- Identifiez les documents numérisés : il se pourrait que vous ayez déjà des documents en format numérique. Listez-les pour ne pas faire des doublons plus tard pour la numérisation.
- Centralisez les documents physiques : regroupez tous les documents papier en un seul emplacement si possible pour réduire le temps de recherche dans différents endroits.
Etape 3 : Créez de l’ordre à partir du désordre
Si vous commencez dans cette démarche, n’allez pas plus vite que la musique. Préférez un “bureau allégé en papier » plutôt que “sans papier”. Comment procéder ? Faites un tri.
Pour vous simplifier la tâche, divisez-les en trois piles :
- À conserver : ceux que vous devez garder en format papier, soit parce qu’ils sont souvent utilisés sous cette forme, soit pour des raisons réglementaires.
- À numériser : ces papiers sont importants mais n’ont pas besoin d’être gardés en format physique. Les numériser vous aidera à libérer de l’espace.
- À éliminer : ce sont des documents dont vous n’avez plus besoin ou qui sont obsolètes. Veillez à les détruire de manière sécurisée pour protéger toute information sensible.
Étape 4 : Numérisez vos documents, enfin il était temps !
C’est le moment de donner une nouvelle vie à vos documents papier, passez à la dématérialisation :
- Évaluez votre budget informatique : un bon scanner sera votre meilleur ami ici. Pour moins de documents, une application de scan sur votre smartphone pourrait aussi faire l’affaire. Et si vous pouvez vous le permettre, investissez dans un ordinateur de moins de 6 ans d’ancienneté pour sa fiabilité. Tout dépendra de votre budget.
- Définissez les règles du jeu : avant de commencer, décidez comment vous voulez sauvegarder ces précieux documents. PDF ? JPEG ? Choisissez le format qui rendra la récupération et le partage aussi faciles qu’un clic.
- Lancez la numérisation : triez-les par catégorie pour faciliter la numérisation, scannez par lots pour optimiser votre temps et bien les renommer par la suite. Assurez-vous que chaque scan soit de bonne qualité pour éviter de devoir refaire le travail.
- Limitez les accès : établissez des règles claires pour savoir qui a accès à quelles informations pour la sécurité de vos données.
Etape 5 : Maintenez le cap, vous êtes sur la bonne voie !
Bravo ! Vous avez fait un bout de chemin en démarrant votre transition vers un bureau moins dépendant du papier. Maintenant, l’objectif est de maintenir cette dynamique et de continuer à améliorer vos pratiques :
- Effectuez des sauvegardes régulières pour éviter toute perte de données : sauvegardez vos données numérisées, soit sur un support amovible (disque dur externe, clé usb, etc…), soit en ligne via le cloud et encore mieux, faites le choix d’une plateforme de dématérialisation.
- Recueillez des retours : sollicitez et écoutez les retours de votre équipe sur ce qui facilite leur travail et les points de friction pour proposer des améliorations.
- Avant d’imprimer, posez-vous cette question : Ces documents seront-ils vraiment utilisés ou consultés régulièrement ? Souvent, les documents imprimés finissent oubliés ou jetés après une seule utilisation. Alors la prochaine fois, pensez toujours à anticiper si une version numérique suffirait.
Etape 6 : Développez vos compétences
Des formations conçues pour vous :
L’ensemble de nos formations sont rigoureusement préparées en duo par nos experts et nos formateurs sur la base des besoins identifiés. Elles évolueront au fil des mois pour ensemble mieux piloter, sécuriser vos données, évoluer vers le zéro papier en toute sérénité et se préparer aux nouvelles réglementations.
De l’initiation au perfectionnement, de 3 heures à 2 jours, de la sécurité au zéro papier, vous trouverez toujours un contenu dans notre catalogue.
Adopter le zéro papier ? Préparez-vous à choisir les bons outils
Nous nous rendons vite compte que le zéro papier, c’est bien plus qu’arrêter de stocker les factures dans un classeur. Qui aurait imaginé qu’aujourd’hui, on puisse signer électroniquement des documents sans avoir besoin de les imprimer, avec juste quelques clics ? Et ce n’est pas tout !
Des applications numériques prennent le relais pour noter nos idées, partager et collaborer sans attendre. Les archives qui débordent des placards ? Elles peuvent désormais être numérisées et sauvegardées dans des clouds sécurisés, accessibles où que vous soyez. Les fonctionnalités citées ci-dessus ne sont que des avantages parmi tant d’autres. Et le meilleur, c’est que beaucoup de ces outils sont gratuits ou très abordables. Alors, pourquoi ne pas en profiter ? Mais encore faut-il savoir lesquels choisir. C’est là qu’il devient essentiel de s’entourer d’experts pour faire les bons choix.
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Des questions, un conseil ?
✏️Dolly Lahady – Conseillère Numérique chez Cerfrance Mayenne – Sarthe
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