Sauter le pas vers le zéro papier, pourquoi maintenant ?

Publié le 22 avril 2024

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Qui parmi nous n’a jamais ouvert un document, rempli un formulaire ou vérifié une facture directement depuis son smartphone, sa tablette ou son ordinateur ? Ces gestes presque instinctifs révèlent à quel point notre façon de travailler et de communiquer a évolué.

Ces nouvelles pratiques s’inscrivent dans des concepts devenus courants dans le vocabulaire des entreprises : on parle de dématérialisation, numérisation ou même de digitalisation. Leur but ? Nous orienter vers le « zéro papier ».

Plus qu’une simple réduction de l’usage du papier, cette démarche nous invite à imaginer nos bureaux autrement : moins encombrés, moins d’impression, sans piles de dossiers ni classeurs poussiéreux, où chaque document important est à portée de clic.
Il transforme aussi notre façon de travailler, en nous équipant d’outils numériques qui libèrent du temps pour ce qui compte vraiment : notre cœur de métier.

Pour certains, abandonner complètement le papier paraît insurmontable, tant il est ancré dans nos routines ; pour d’autres, c’est une transition naturelle, encouragée par les dernières réglementations sur la facture électronique et les progrès technologiques.

Alors, pourquoi envisager cette transition maintenant ? Est-ce juste remplacer les archives papier par du stockage numérique, où y a-t-il plus à gagner avec le zéro papier ?
Découvrons pourquoi passer au zéro papier pourrait être la meilleure décision pour votre entreprise, dès maintenant.

Parce que chaque minute compte pour ne pas la gaspiller en paperasse supplémentaire

Nous comprenons les défis quotidiens auxquels vous êtes confrontés. Chaque journée apporte son lot de tâches à gérer qui réclament votre attention. Votre temps est précieux, et il mérite d’être utilisé là où il a le plus de valeur.

Parmi ces tâches, la gestion des factures se distingue comme l’une des plus consommatrices de temps. Le cheminement complet de ces documents, depuis la réception jusqu’à son archivage, met en lumière l’urgence d’une transition vers le zéro papier.

Imaginons le voyage d’une facture sans le zéro papier, un parcours du combattant que nous connaissons tous :

  1. La facture arrive dans votre boîte mail ou via votre espace fournisseurs, prête à être traitée.
  2. Par habitude, vous l’imprimez. La facture se matérialise en version papier.
  3. S’ensuivent alors le classement fastidieux dans un classeur, la recherche souvent longue en cas de besoin, l’envoi postal et le déplacement pour un dépôt en agence.
  4. Et au final, cette même facture doit être numérisée de nouveau pour le traitement comptable.

Ce processus, bien ancré, se révèle à la fois répétitif et chronophage.

Passons maintenant à une vision simplifiée avec le zéro papier :

  1. La facture reste en version numérique du début à la fin, sans aucun détour par l’imprimante. Elle circule, se partage, se consulte sans difficulté et sans perte de temps.
  2. Vous n’avez plus à vous déplacer en agence.
  3. Grâce à une saisie comptable optimisée et réalisée au fur et à mesure, vous pourrez accéder à vos indicateurs financiers et de performance de façon beaucoup plus régulière, ce qui facilite le pilotage en temps réel de votre activité.

Chaque étape parcourue est un rappel du temps qui pourrait être économisé et consacré à des tâches plus productives ou même à des moments de repos bien mérités pour vous.

Alors, pourquoi hésiter ? Changez votre routine maintenant !

Parce que vous avez toutes les cartes en main pour réussir

L’idée ici n’est pas de vous submerger avec plusieurs outils à la fois, mais de souligner combien il est facile aujourd’hui de simplifier des tâches qui auparavant semblaient fastidieuses.

  • Commencez avec ce que vous connaissez déjà, la numérisation de vos factures :

C’est un petit pas qui peut déjà faire une grande différence. Au lieu de les laisser s’empiler sur votre bureau, scannez-les et retrouvez-les sur la plateforme de votre choix (stockage en ligne, logiciels de numérisation, disque dur, etc).

  • Intégrez des solutions collaboratives, au sein de votre entreprise :

pour vous permettre de modifier, commenter et peaufiner des documents, sans jamais avoir besoin d’imprimer une seule page. Les solutions collaboratives conservent la simplicité des outils bureautiques tout en ajoutant la possibilité de travailler en équipe, à distance, avec des mises à jour à temps réel de vos documents.

  • Utilisez des signatures électroniques :

Au lieu de courir après les documents à signer, à imprimer, puis à rescanner, les signatures électroniques vous permettent de tout faire en quelques clics. C’est rapide, sécurisé, et facile à mettre en place.

  • Explorez les applications de prise de notes :

Oubliez les post-its qui s’accumulent. Une application de prise de notes peut centraliser toutes vos idées et vos listes de tâches en un seul endroit et synchroniser avec tous vos appareils.

  • Sécurisez vos mots de passe :

Plutôt que de les noter sur un bout de papier (et de risquer de les perdre), des gestionnaires de mots de passe peuvent les stocker pour vous. Un seul mot de passe à retenir, et vos informations sont bien protégées. 

Ces outils numériques sont conçus pour être intuitifs, pour que chacun puisse les utiliser sans niveau avancé en informatique. Commencez petit, testez et surtout n’attendez pas plus tard.

Cerfrance Mayenne – Sarthe : avec vous à chaque étape !

Pour réussir sereinement votre transition vers le zéro papier, Cerfrance Mayenne – Sarthe vous accompagne dans le choix des outils qui correspondent à vos besoins et selon votre niveau en informatique. Nos conseillers numériques sont à vos côtés pour répondre à vos questions et vous proposer un accompagnement 100% pris en charge et personnalisé, en partenariat avec France Num et Bpifrance.

Le zéro papier, c’est facile : on démystifie ensemble

Compliqué ? Trop coûteux ? Pas adapté à mon entreprise ? Ces idées reçues circulent souvent mais sont pour la plupart infondées. Brisons ces mythes qui vous retiennent de franchir le pas dès aujourd’hui :

  • « Adopter le numérique, c’est abandonner totalement le papier. »

L’objectif n’est pas d’éliminer immédiatement tout usage du papier, mais de réduire progressivement sa quantité. Même dans un environnement de travail où numériser est un standard, nous serons toujours contraints à consommer du papier sur certaines tâches.
Pourquoi ? Adopter le zéro papier, c’est avant tout reconnaître que chaque entreprise a son propre rythme. Certains pourront faire le saut plus rapidement, tandis que pour d’autres, le chemin sera plus progressif.

  • « Cela veut dire que le comptable va moins travailler. »

Pour le comptable, la transition vers le zéro papier ne diminue en rien la richesse de son métier. Au contraire, cela libère du temps précieux autrement consacré à la gestion manuelle des documents et la saisie. Ce temps peut alors être réinvesti là où nous faisons vraiment la différence : dans le conseil stratégique, l’accompagnement personnalisé des clients, et l’analyse poussée qui aide à prendre les bonnes décisions pour votre entreprise.

  • « Mes données vont à coup sûr être piratées un jour ! »

La sécurité des données est une priorité absolue dans cette démarche. En numérisant vos documents, non seulement vous libérez de l’espace physique, mais vous protégez également mieux vos informations contre les pertes et les dommages. Des solutions de stockage cloud (en ligne) sécurisées assurent que vos documents soient accessibles et protégés, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez. 

  • « Passer au numérique, ça va juste me compliquer la vie et me prendre plus de temps. »

Ayez une vision à long terme. Il est vrai que toute transition implique une phase d’apprentissage. La difficulté vient souvent du changement dans vos habitudes et des nouveaux réflexes à acquérir. Loin de compliquer votre quotidien, ces outils sont pensés pour vous l’alléger. C’est comme apprendre à utiliser un nouveau smartphone : après un temps d’adaptation, on se demande comment on faisait sans.

Et demain la facture électronique…

Historiquement, le passage de la facturation papier à la facturation électronique était perçu comme une option, un choix technologique que certaines entreprises adoptaient pour moderniser leurs opérations. Aujourd’hui, ce choix devient une obligation légale

Se préparer à cette transition dès maintenant, en intégrant le zéro papier et en adoptant des solutions numériques adaptées, c’est s’assurer une transition en douceur vers les exigences de demain.
C’est aussi reconnaître l’importance d’agir dès aujourd’hui pour ne pas être pris au dépourvu lorsque ces changements deviendront la norme.

Des questions, un conseil ?

✏️ Dolly Lahady – Conseillère Numérique chez Cerfrance Mayenne – Sarthe

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