Aujourd’hui, les entreprises sont souvent submergées par la quantité de papiers qu’elles doivent gérer. Des factures aux bons de commande, en passant par les reçus et les documents administratifs.
Chaque feuille est un risque potentiel de perte, d’erreur et de retard. Le temps consacré à la recherche de documents, à la correction des erreurs dues à la saisie manuelle et à la gestion de l’espace de stockage est considérable. Sans parler de la vulnérabilité aux sinistres.
L’ère du numérique nous appelle à une évolution vers un environnement de travail plus propre et plus productif. Au cœur de cette transition se trouve le concept de bureau sans papier, alimenté par trois processus clés : la numérisation, la dématérialisation et l’océrisation.
Numérisation : Le premier pas vers le zéro papier
La numérisation consiste à transformer un document papier en une version accessible en format électronique. Ce processus peut être réalisé grâce à des scanners ou des applications mobiles qui photographient et convertissent vos documents en fichiers PDF ou d’autres formats accessibles sur tous les supports numériques (ordinateurs, tablettes, etc.)
Pourquoi numériser ?
- Un gain de temps : Imaginez avoir tous vos documents importants à portée de main, accessibles en quelques clics. Plus besoin de fouiller dans vos classeurs pour trouver ces factures. Vous pouvez désormais retrouver un document grâce à des fonctionnalités de recherche avancée, un vrai gain de temps au quotidien.
- Vos documents accessibles n’importe où : Une fois numérisés, vos documents peuvent être organisés efficacement dans des classeurs numériques. Contrairement aux dossiers physiques, ces dossiers numériques sont facilement accessibles depuis n’importe quel appareil connecté.
- Une sécurité renforcée : Les documents numériques peuvent être sauvegardés sur des serveurs cloud (stockage en ligne) ou des disques durs externes, minimisant ainsi le risque de perte due à des sinistres. De plus, les mesures de sécurité comme les mots de passe (s’ils sont bien gérés) protègent vos données contre les accès non autorisés.
La numérisation n’est que le début du changement, elle doit être complétée par l’océrisation et la dématérialisation.
Dématérialisation : au delà de la numérisation
La dématérialisation va bien au-delà de la simple conversion de documents physiques en numérique. Elle implique l’intégration et le traitement de ces documents dans vos flux de travail grâce à l’utilisation de solutions numériques (logiciel comptable, suites bureautiques, caisse électronique, etc.). Cela signifie que les tâches traditionnelles comme la validation de bons de commande ou la signature de contrats, et toutes les tâches récurrentes peuvent désormais se faire électroniquement.
Pourquoi dématérialiser ?
- Une question de conformité réglementaire : La dématérialisation améliore la conformité réglementaire et la traçabilité de vos documents. Les solutions numériques conservent des historiques détaillés des modifications, des accès, et des approbations, ce qui est important en cas de contrôle et d’audit.
- Votre gestion simplifiée : Avec la dématérialisation, vous pouvez automatiser certaines tâches chronophages et récurrentes pour vous concentrer sur le cœur de votre métier. Il existe aujourd’hui des solutions qui vous permettent de faire des signatures électroniques, de générer des factures automatisées, de renvoyer des mails de rappel client etc.
- Réduction des coûts de gestion de papier : Fini les frais d’impression, de location d’espaces de stockage et de fournitures de bureau. Grâce à la dématérialisation, vous réduisez vos coûts liés à la gestion de papier.
Si la numérisation passe par la transformation des documents papier à un format numérique, la dématérialisation quant à elle, les élimine complètement dans son processus. On parle d’ambition “zéro papier”. Les documents sont créés, gérés et exploités numériquement, sans recourir à une seule feuille de papier.
Océrisation : L’Intelligence appliquée aux documents
Imaginons que vous souhaitiez convertir un article de journal ou un contrat papier en format numérique. Vous avez deux options : soit vous consacrez du temps à retaper le texte et à corriger les erreurs de saisie, soit vous optez pour une conversion rapide en format numérique. Cette dernière se fait en scannant (ou en photographiant) les documents et en utilisant par la suite l’océrisation, qui convertit des documents physiques non seulement en format numérique mais aussi et surtout en fichiers éditables et consultables.
Pourquoi Océriser ?
- Au-delà de la simple image : Contrairement à la numérisation qui crée une image fixe d’un document, l’océrisation transforme le texte de l’image en un format éditable et interrogeable. Ce procédé permet de visualiser le document, en plus de modifier, rechercher et analyser le texte qu’il contient.
- Pour ne plus faire des fautes de frappe : Grâce à l’océrisation, les erreurs dues à la saisie manuelle sont grandement réduites. Cette précision facilite le suivi des commandes, la gestion des inventaires, et le respect des normes réglementaires.
- Vos documents plus accessibles : L’intelligence artificielle transforme le texte des images en texte numérique, le rendant ainsi compatible avec une variété de logiciels, y compris ceux utilisés par les personnes ayant des besoins spécifiques, comme les lecteurs d’écran pour les malvoyants. Cette technologie ne se contente pas de rendre l’information accessible, elle l’adapte également pour une utilisation plus large et inclusive.
- Pour une gestion plus intelligente : Tout comme la dématérialisation, l’océrisation fonctionne comme un pont entre vos documents numérisés et les logiciels que vous utilisez pour gérer vos clients et votre entreprise. Ce qui signifie une automatisation de vos tâches récurrentes et chronophages. Vous gagnerez du temps et de l’énergie pour vous concentrer sur le cœur de votre métier.
La Transition Numérique : plus simple qu’il n’y paraît
L’idée d’intégrer des technologies comme la numérisation, la dématérialisation et l’océrisation peut sembler intimidante au premier abord. En réalité, le vrai défi n’est pas tant la complexité des outils mais plutôt de s’adapter aux changements qu’ils apportent. C’est dans la gestion du changement que réside le cœur de la transition numérique.
Choisir de se faire accompagner, c’est s’assurer de prendre les bonnes décisions dès le départ. Les experts dédiés peuvent vous offrir des conseils pratiques et des solutions personnalisées, vous aidant à éviter les pièges courants: choix d’outils inadaptés, mauvaise planification, surcharge d’informations, manque de vision à long terme, etc.
Cet accompagnement se traduit par des formations ciblées, des conseils pour intégrer efficacement les nouveaux outils dans vos processus actuels, ou une assistance technique pour les aspects plus complexes.
L’objectif ici n’est pas de créer une dépendance, mais de vous doter des compétences et connaissances nécessaires pour être autonome dans votre activité.
L’Avenir sans papier : une Nécessité, pas un luxe
Aujourd’hui, l’ambition zéro papier n’est plus une option, mais une nécessité pour les entreprises. En combinant numérisation, dématérialisation et océrisation, nous pouvons améliorer notre efficacité opérationnelle et nous nous préparons ensemble aux échéances imposées à tous demain, notamment la facture électronique.
La dématérialisation représente l’objectif ultime, l’océrisation est l’outil essentiel pour l’atteindre, et la numérisation est le point de départ de cette transition.
Et vous, où en êtes-vous de votre Ambition Zéro Papier ?
Pour réussir sereinement la Transition Numérique de votre entreprise, Cerfrance vous accompagne :
Des questions, un conseil ?
✏️Léa Beaugars – Conseillère en Transition Numérique chez Cerfrance Mayenne – Sarthe
