Adoptée depuis 2020 dans le cadre de la commande publique, la facture électronique va progressivement se généraliser au secteur privé : toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques.
Qu’est-ce que la facture électronique ? Quels sont les changements à opérer pour être prêt ?
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Définition et caractéristiques
La mise en place de la facture électronique fait partie de la loi de finances de 2020 et répond à la volonté de l’Etat pour :
- Accélérer la digitalisation des entreprises,
- Lutter contre la fraude à la TVA,
- Renforcer la compétitivité des entreprises,
- Mieux connaître les activités économiques dans les filières.
Une facture électronique est une facture émise, transmise, reçue et archivée sous forme électronique. La facture électronique, tout comme la facture papier classique, doit contenir toutes les mentions obligatoires en vigueur.
Une facture électronique est traitée numériquement de bout en bout, elle comporte donc nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, à l’inverse d’une facture papier. La facture électronique n’est donc pas une facture dématérialisée, c’est-à-dire une facture au format papier qui aurait été scannée pour faciliter son stockage, son archivage ou son envoi.
La facture électronique doit respecter trois règles :
- Répondre de l’identité de l’émetteur (grâce à la signature électronique notamment)
- Garantir l’intégrité de son contenu (en le rendant impossible à modifier)
- Assurer sa lisibilité par le destinataire
Les factures électroniques seront émises et reçues par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation. Les entreprises assujetties auront le choix entre l’utilisation du Portail Public de Facturation ou d’une ou plusieurs Plateformes Dématérialisées Partenaires, immatriculées auprès de l’administration.
Le choix d’une plateforme pour émettre, collecter, traiter et conserver les factures est donc indispensable.
« Factur-X » : le format de facture électronique sécurisé
Il existe plusieurs formats pour émettre et recevoir des factures électroniques, parmi eux, Factur-X un standard de facture électronique reposant sur un PDF et embarquant des données structurées. Autrement dit, la facture électronique sous ce format est composée de deux faces :
- une face lisible pour les utilisateurs (en PDF), qui contient toutes les informations de la facture y compris toutes les mentions obligatoires,
- une face structurée et lisible pour la machine (en XML) qui contient des données permettant de traiter le contenu de la facture de manière automatisée.
De plus en plus utilisée, cette solution permet de combiner les avantages de lisibilité et la simplicité d’usage du PDF, avec l’automatisation du traitement de la facture. C’est la solution la plus accessible pour les TPE / PME.
Quels sont les avantages de la facture électronique pour les TPE PME ?
Pour les entreprises, la facture électronique se traduit principalement par :
- Une garantie de conformité de l’entreprise vis-à-vis de la réglementation fiscale
- Une plus grande traçabilité des factures
- Des processus plus rapides (facturation, suivi, paiement)
- Une visibilité en temps réel des données financières
- Une meilleure gestion de trésorerie
- Une réduction des coûts liés à la gestion de la facturation
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