La facture électronique est imminente, et la petite musique du moment vous presse, vous empresse de choisir votre ou vos Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) pour vos futures factures. Trop tôt ? Trop tard ? Quelles sont les bonnes pratiques pour faire un choix éclairé et au bon moment ?
Cet article vous guide à travers les étapes essentielles pour choisir la PDP qui correspond à vos besoins, tout en vous tenant informé des dernières nouveautés et exigences du marché.
1. Avant tout : vérifier si vous êtes concerné !
Cela paraît évident mais pas toujours facile de savoir ! Avant de vous lancer dans le choix d’une PDP, la première étape est de vérifier : suis-je concerné par cette obligation ?
Autre point crucial, il est important de mesurer les risques de ne pas faire ou de mal faire ? Ces ressources vous aideront à cerner les enjeux et à évaluer votre situation.
2. Premier bon réflexe : vérifier votre contrat
Avant de chercher une nouvelle PDP, vérifiez si une PDP n’est pas déjà incluse dans votre contrat actuel.
Par exemple, chez Cerfrance Mayenne – Sarthe nous avons intégré dans nos services la PDP Effinum.
L’agrément Effinum, la PDP maison du réseau Cerfrance, est officiellement immatriculée auprès de la DGFIP sous le numéro provisoire n° 55. Effinum est portée par SPEE SAS, détenue à 100 % par le réseau Cerfrance.
✅ Si vous êtes client-adhérent Cerfrance, tout est déjà inclus dans votre contrat. Si ce n’est pas le cas, rejoignez-nous dès maintenant !
Vérifiez si votre outil de gestion commerciale inclut ou non une PDP pour les flux de factures clients (exemple : EBP).
3. Conformité réglementaire
Toutes les PDP proposant actuellement des services doivent être préalablement agréées. Vous pouvez consulter la liste des plateformes immatriculées sous réserve sur le site des impôts.
Ces agréments sont tous sous réserve :
- dans un premier temps, elles sont « immatriculées sous réserve », c’est-à-dire qu’elles ont passé la première étape de la procédure d’immatriculation et fourni l’ensemble des pièces nécessaires à l’instruction de la demande.
- La seconde étape, pour être immatriculée de manière définitive, est la vérification de la conformité technique aux exigences du cahier des charges, qui interviendra dès la fin d’année 2025.
4. Sécurité des données
Les exigences de sécurité pour les PDP sont strictes.
Toute PDP devra être qualifiée ISO 27001, ainsi que tout sous-traitant intervenant dans les traitements informatiques de la PDP, dès le dépôt de son dossier d’immatriculation. Aucun transfert de données en dehors de l’Union Européenne ne sera possible, et l’hébergement devra s’effectuer sur le territoire européen.
La qualification SecNumCloud sera exigée pour le sous-traitant d’hébergement uniquement si l’hébergement des données est sous-traité. À terme, il sera exigé un accès des utilisateurs avec identité numérique professionnelle substantielle et identification à double facteurs, dès le démarrage.
5. Intégration avec vos systèmes
Pour faire le bon choix, il est surtout urgent, et ça dès maintenant, de s’interroger sur les processus de votre entreprise : circuit achat et circuit vente. La législation n’empêche pas d’avoir deux PDP, par exemple une pour les achats et une pour les ventes.
Il est primordial de penser cette intégration dans tout votre système, jusqu’au partage avec votre comptable, qui doit être le plus natif possible ou fluide.
6. Support technique et accompagnement
Vous êtes nombreux à exprimer votre mécontentement quant à l’accompagnement support médiocre sur les réseaux et les blogs : jamais la même personne, toujours obligé de répéter, parfois pas la même réponse, voire parfois pas la bonne réponse !
Les enjeux sont forts avec la facture électronique : être payé et être conforme.
7. Vigilance sur les coûts
Soyez vigilant face aux offres gratuites. L’adage « si c’est gratuit, c’est toi le produit » souligne le risque que vos données soient revendues. De plus, un produit gratuit peut devenir payant à terme, selon la stratégie du freemium. Analyser toutes les petites lignes, vous savez celles que l’on ne lit jamais, en regardant précisément le volume de flux ou appelé volume de factures, est-ce par mois ou par année ?
8. Expérience utilisateur et expérience client
La digitalisation des processus de facturation ne doit pas se faire au détriment de l’ergonomie et de la simplicité d’utilisation. La PDP choisie doit être intuitive, avec une interface conviviale qui permet à vos équipes de s’adapter rapidement. Pensez à tester les démos et à recueillir des feedbacks utilisateurs afin de déterminer si la solution facilite réellement votre quotidien ou celui de vos collaborateurs et contribue à une gestion efficace des documents.
Des questions, un doute ?
Contactez notre équipe Cerfrance, nous pourrons confirmer avec vous l’analyse de votre situation.
📆 Tous les mois, nous vous revenons avec un contenu ciblé sur un point de la réforme et nous illustrerons avec des cas très concrets les différentes situations. Restez connectés !
✏️ Isabelle LEROUX – Directrice de l’Expérience Client chez Cerfrance Mayenne – Sarthe
